大型会议怎样不断优化和创新

 在信息化时代背景下，信息范围越来越广，各种工作在战略层面和框架模式上越来越趋同。在这种情况下，大型会议活动组织服务工作的质量和水平更多地体现在对细节的把握和处理上，以及对现有工作方法的不断优化和创新上。

 “千里之堤，溃于蚁穴”，从新高度认识细节。美国“哥伦比亚”号航天飞机失事，其直接诱因是外部燃料箱脱落的一小块泡沫绝缘材料击中飞机左翼造成的小裂纹。1972年，德国慕尼黑奥运会发生“黑九月事件”，多名运动员遇害，原因是忽视了在其住地周围采取安保措施。这些惨痛的教训反复印证了一句话“细节决定成败”。大型会议活动组织服务工作是一项复杂的系统工程，往往包含了成百上千个细节，某个环节或细节出现差错就可能酿成严重后果或造成难以挽回的不良影响，对细节的重视必须提高到与战略相同的高度。

 “工欲善其事，必先利其器”，用新方法捕捉细节。科学家为了观察微观世界，发明了各种显微镜。可见要想捕捉细节，没有得力的工具是不行的。大型会议活动组织服务工作包含众多细节，这些细节彼此相互联系、相互作用并依附于环节之上，如同图书馆里的图书，虽看似杂乱但实际上是有纲有目、有种有属、有轻有重、有缓有急的，只要方法得当，是可以捕捉的。

 编制预案时，通过“全过程预想法”来明确细节并进行统筹。首先以任务为导向进行推演，遵循由大到小、由简到繁的顺序“化整为零”，把大型会议从始至终分为若干大环节，每个大环节分为若干小环节，小环节再逐级细分直至枝端的细节。同时，充分考虑政治环境、人为因素、社会矛盾等可能影响活动进行的外部因素，力求将所有细节一网打尽。然后以进程为主线进行整合，按照时间顺序和逻辑顺序“合零为整”，将分散的要素和环节衔接起来，形成周密细致的方案体系。

 具体实施时，针对不同类型会议活动的特点和规律，提前“踩点”摸清情况，加强对进展情况的控制和反馈，提高对关键细节的敏感性，对工作中暴露出来的任何细小的问题都不轻易放过，见一叶而知秋，窥一斑而知全豹，努力查找在统筹阶段没有考虑到的细节。

 此外，在会议活动组织服务工作中，我们还注意大量引入现代科技手段。例如：使用无线集群通信系统为指挥协调提供通信支持，保证信息、指令及时传达和相互沟通协调；使用绘图软件绘制现场立体、平面效果图和工作部署图，把图纸研讨和现场部署有机结合起来；利用计算机仿真模拟和专家评估相结合的方式对方案进行优化和论证等，极大地提高了工作效率和落实精度，同时还节省了大量的人力、物力和财力。