浅谈商务会议服务需求的特点

通过调查发现,不同的单位对商务会议服务的需求是不同的。价格是各类性质的单位选择会议场所的首要因素,追求性价比,已经成为现代商务会议需求的主流。

行政、企事业单位在非本单位商务会议举办场所召开会议的主要内容更多地为签字仪式和年终总结,而国有企业则有较多的商务洽谈和培训。他们的共同特点是在合适的价格下比较注意住宿、服务和餐饮条件,讲究开会时配套服务的舒适。三资企业更多地是召开新闻发布会、管理会议和行业研讨会,相应地较为讲究排场在价格的可接受范围内,更多地去考虑星级标准、外观形象和周边环境等。而民营企业更多地是在酒店进行产品的展示发布,因此也比较注意交通状况和地段范围等影响宣传效果的因素。

根据调查分析得到的结果呢,北京市各单位对于非本单位商务会议举办场所需求总的趋势是:

首先,综合环境要求越来越高。一方面是对外部环境的要求。主要包括:地段范围、交通条件、周边环境等。另一方面是对内部环境的要求。主要包括:会议硬件设施、住宿条件、餐饮条件、服务条件、娱乐休闲配套设施等等。尤其是他们考察会场硬件设施时,除桌椅音响等传统会议设备外,对投影设备和互联网接入等数码设备有较高的需求。调查数据显示,各单位在举行会议时对设备配备(投影、音响、网络等)等要求的重要程度占到了56%以上,列居首位。而装饰风格由原来的第一位下降到第五位。

另外,个性化会议服务需求越来越大。其主要特点是“量体裁衣”,即在合适的价格内追求个性化的服务。这种个性化服务需求主要源于不同性质的单位其商务会议的不同特征决定的。

综合分析各单位选择非本单位会议举办场所所看重的影响因素及其会议内容,我们可以将它们归纳为3种不同的类型:实用舒适型(国家机关、事业单位、国有企业)、实用排场型(三资企业)和实用便利型(民营企业)。而在不同的需求类中,还存有若干细分需求。对于目前的会展业来说,把握各类单位会议需求的转变与差异尤为重要。在保证会议基本功能的前提下,适度进行差异化营销,为不同客户提供个性化的会议服务才可以使自己成为商务会议淘金潮中之执牛耳者。